Membuat Surat Massal Dengan Fasilitas Mail Merge Di Microsoft Word 2010

Apakah Mail Merge itu? Bagaimana kita mengeoperasikan fasilitas ini?
Pondok Microsoft Office memahami Mail Merge adalah fasilitas yang terdapat di dalam Microsoft Word yang dipergunakan untuk membuat surat kepada beberapa penerima dengan isi surat yang sama (surat massal). Pada prakteknya fitur ini sering digunakan untuk membuat undangan yang mempunyai tujuan pengiriman dengan jumlah yang banyak bahkan sangat banyak.
Dalam menggunakan fasilitas Mail Merge ini dibutuhkan 2 (dua) file, file pertama sebagai induk (Main Document) dan file kedua merupakan sumber data yang biasa berisi data penerima surat atau undangan.
Untuk membuat surat massal dengan menggunakan Mail Merge, berikut langkah-langkahnya.
1. Siapkan surat atau dokumen utama (main document) terlebih dahulu.
Contoh;

G1. Contoh dokumen inti

2. Klik tab Mailings, Klik tanda panah pada ikon Start Mail Merge yang terdapat pada kelompok Start Mail Merge.
3. Selanjutnya klik Step by Step Mail Merge Wizard.

4. Akan tampil jendela Task Pane Mail Merge. Pilih dan klik Letters pada Select Document Type dan kemudian klik Next.
Lihat pada gambar di bawah ini

G3. Task Pane Star Mail Merge 

5. Pilih dan klik Use Current Document
6. Pilih Type a new list pada bagian Select recipients, kemudian klik tombol Create.
Lebih jelas lihat gambar berikut

G4. Create mail merge
7. Maka akan muncul kotak dialog New Address List,
seperti gambar berikut

G5. Dialog New address list
8. Jika kolom data yang ada di kotak dialog diatas sudah di anggap cukup, maka langsung saja masukkan data dengan mengklik tombol New Entry. Pada tampilan ini Word telah menyediakan field-field default, seperti Title, First name, last name, dan field lain. Jika field yang ditampilkan itu tidak sesuai kebutuhan, maka silahkan klik Customize Columns untuk memodifikasi nama field. Lihat gambar berikut

G6 Dialog Customize Address List 

9. Pada tampilan Customize Address List hapus semua field yang tidak sesuai dengan cara klik field tersebut kemudian klik Delete. Ulangi hingga semua field yang tida sesuai itu terhapus semua.
10.Setelah terhapus semua, masukkan nama field yang anda inginkan dengan klik Add. Pada kota Add field tulis nama field kemudian OK, ulangi hingga semua field yang diinginkan masuk semua.
11. Setelah selesai semua klik OK dan tampilan akan kembali ke New Adrress List. Masukkan data surat sesuai kebutuhan pada masing-masing kolom sebagaimana yang sudah di buat.
12.Untuk melakukan penambahan pada data-data yang ingin dimasukkan, tekan/klik New Entry atau tekan tombol TAB pada keyboard.
13.Jika semua data sudah dimasukkan semua, kemudian klik OK. Selanjutnya akan ditampilkan dialog Save Address List. Silahkan anda menyimpan data tersebut.
14.Proses pertama, pembuatan sumber data sudah selesai.
Selanjutnya proses kedua, yaitu memasukkan sumber data ke dalam data utama (main dokumen).
Berikut adalah langkah-langkahnya;
1. Buka dan siapkan data utama (main dokumen), letakkan kursor pada area dimana data akan ditempatkan.
2. Kemudian klik Insert Merge Field pada group Write & Insert Fields, pilih dan klik field yang akan dimasukkan terlebih dahulu.
3. Lanjutkan dengan meyisipkan field-field lainnya. (sebagaimana langkah bagian 2)
4. Tahap akhir jika semua nama field sudah masuk, maka klik Preview Result untuk melihat hasilnya.
5. Gunakan tombol navigasi yang ada di tab Mailings untuk melihat data yang lain
Pertanyaan selanjutnya dari sekian tahapan di atas adalah Bagaimana cara mencetaknya? Berikut langkah-langkah mencetak Mail Merge;
1. Pada tab Mailings, klik tanda panah pada ikon Finish & Merge di group Finish. Lihat gambar berikut

G7. Tampilan ikon finish & merge
2. Klik Print Documents. Selanjutnya pada kotak dialog Merge to Printer tentukan pilihan pencetakan yang diinginkan. Misalnya All (untuk mencetak semua data), Current Record (mencetak data yang sedang aktif), dan From....to.....(mencetak data sesuai halaman yang ditentukan)
3. Setelah semua diatur, kemudian klik OK.
Demikian tutorial singkat tentang pembuatan surat massal dengan menggunakan fasilitas Mail merge pada progrma aplikasi Microsoft Office Word.
Semoga manfaat............wait the next post